Demorou mas estamos de volta! Segue mais um pequeno artigo sobre o SIRPORC. A sigla mais conhecida é o SIPOC, mas acrescentei dois R's para forçar a conversa com o cliente com o intuito de definir as especificações (Requisitos). Essa ferramenta é muito simples, mas de muita ajuda na hora de mapear seus processos. Espero que gostem! Qualquer sugestão/crítica/comentário, por favor, fiquem a vontade.
PS: Você pode conferir o artigo aqui pelo blog ou se preferir fazer o download do artigo clicando aqui.
SIRPORC, uma ferramenta simples, mas poderosa!
Autor: Edson R. Montoro
Sempre procurei entender os conceitos e ver como traduzir para uma aplicação de maneira simples, sem complicações. Mas uma ferramenta que por si só já é simples não tem a princípio, com torná-la mais simples ainda. Esta ferramenta é o SIPOC, que do inglês significa: Supplier (Fornecedor), Input (Entrada), Process (Processo), Output (saída) e Customer (Cliente).
Procurei muito qual a origem do SIPOC, porém não encontrei quem criou esta ferramenta, alguns dizem que é uma ferramenta oriunda do Six Sigmas, mas ela surgiu antes do Six Sigmas e, é claro a metodologia Six Sigmas a utiliza. Outros dizem que vem da definição de sistemas de Deming, mas nas minhas buscas não consegui associá-la ao Deming. Eu acredito que essa ideia vem da área de engenharia de software, pois eles usam o conceito IPO (Input – Process – Output) desde praticamente o início. Mas não importa, esta ferramenta se utiliza desde os tempos da Qualidade, nas décadas de 80 e 90, e até hoje é muito utilizada, devido a sua simplicidade e facilidade de se criar e se entender os limites de um processo.
O SIPOC é muito utilizado para ajudar o mapeamento de processos, definindo as entradas e saídas, delimitando o processo; basicamente é a primeira ferramenta a ser utilizada no mapeamento.
Já há alguns anos introduzi mais duas letras no SIPOC, tornando-o SIRPORC, pois pensei o seguinte: se não posso simplificar, vamos incrementar e melhorar a ferramenta, com todo o cuidado de não complicar, tentando agregar sem perder a simplicidade. O primeiro R vem de Requirements (Requisitos) do Processo para os fornecedores e o segundo R, os Requisitos dos Clientes para o processo em estudo.
O artigo do Steve Spear e Kent Bowen (1999), Decodificando o DNA do Sistema Toyota de Produção [1], apresenta o conceito das 4 Regras em Uso (Figura 1), explicando como funciona o chão de fábrica na Toyota, no qual as pessoas se comportam segundo estas regras, tornando este processo de produção como uma referência mundial.
Figura 1 - As 4 Regras em Uso
A primeira regra é a regra da atividade que agrega valor, sendo que toda e qualquer atividade deve ser altamente especificada em termos de conteúdo, sequência, resultado, local e quais testes devem ser embutidos para garantir que o produto gerado por esta atividade seja considerado apto a passar à próxima atividade na cadeia produtiva. Este produto tem uma definição do ideal, que é na demanda do cliente, sem defeito, sem desperdícios (no menor custo), uma a um e seguro.
Para que o produto gerado seja enviado à próxima atividade na qual será agregado mais valor, existe uma conexão entre essa atividade (processo) e a próxima. A segunda regra define que esta conexão tem que ser direta, binária, ritmada e com testes embutidos para garantir a conexão correta.
Quando se conectam todas as atividades (processos), tem-se a Regra 3: a regra do fluxo, que tem que ser predefinido, simples e com testes embutidos.
Já a Regra 4, a regra de melhoria contínua, determina que temos que todo o tempo, melhorar as atividades, as conexões e os fluxos; com o uso de uma metodologia científica, orientado por um sensei, com um teste embutido para verificar que a melhoria realmente ocorreu, e isso se aplica em todos os níveis de uma organização.
Voltando ao conceito do SIRPORC, a adição dos dois Rs eu fiz antes de conhecer o conceito das 4 regras em uso, mas depois de conhece-lo, reforçou ainda mais a minha crença de que os dois Rs extras faziam muito sentido, principalmente com a Regra 2 (a regra da Conexão), pois é nela que é definida a conexão do par Cliente – Fornecedor. Vamos então ao modelo SIRPORC (Figura 2) e alguns exemplo para demonstrar quão ele é simples e poderoso.
Figura 2 - SIRPORC e sugestão para ordem de preenchimento.
O preenchimento do modelo SIRPORC é muito simples, eu costumo iniciar pelo Processo, colocando o nome do processo, ou as vezes um fluxograma muito simples das principais atividades do processo; depois vou até a caixas dos Clientes, escrevendo cada um dos clientes deste processo; então coloco as saídas (Outputs) do processo alinhando com os clientes específicos de cada produto, caso necessário. Para cada produto, defino, junto ao cliente obviamente, quais os requisitos que ele necessita, colocando os valores, faixas ou máximos e mínimos.
Só depois disso, sabendo exatamente o que os clientes querem, vou aos fornecedores, e para cada entrada, coloco quais são os requisitos que necessito para poder atender aos clientes.
A seguir são apresentados alguns exemplos, mostrando o quão simples pode ser um SIRPORC.
Exemplo 1:
Este exemplo é de um amigo da área de manutenção, que estava iniciando o mapeamento da sua área, e utilizou o SIRPORC para iniciar esse processo.
Figura 3 - Processo de planejamento de ordem de serviço.
Para o processo de gerar as WO’s (Ordens de trabalho), fica claro quais são os fornecedores, o que eles fornecem e as necessidades do processo, assim como as saídas do processo e os clientes com suas especificações. Este é apenas um pequeno processo dentro da área de manutenção, que utilizamos como exemplo para mostrar a simplicidade da ferramenta.
Neste exemplo, o processo está bem detalhado, o que normalmente não é necessário, mas nada impede de fazê-lo.
Exemplo 2:
Neste outro exemplo é apresentado o processo de produção de ligas de alumínio e de alumínio primário, também de um amigo que ainda hoje trabalha nessa área.
Figura 4 - Processo de fabricação de ligas de alumínio.
Os limites para o processo de produção de alumínio e ligas ficaram definidos, com seus fornecedores e entradas, assim como as saídas e seus clientes (mantidos em sigilo) com suas especificações.
Obviamente as especificações devem ser acordadas previamente com os clientes, não se pode assumir que já se sabe quais as necessidades dos clientes e não discutir com eles.
O SIRPORC é uma das principais ferramentas de um processo de avaliação da satisfação dos clientes, assunto que será abordado brevemente.
Bibliografia
[1] Spear, S.; Bowen, H. K. (1999), “Decoding the DNA of the Toyota Production System”; Harvard Business Review, Sept-Oct, pp 96.
Sobre o autor:
Edson R. Montoro é Diretor Técnico da ERMontoro Consultoria e Treinamento Ltda, empresa focada no desenvolvimento de pessoas e consultoria nas áreas de melhoria de processo usando Estatística Aplicada e Lean Manufacturing.
O autor é Químico pela UNESP (Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho”) – Araraquara, MBA em Gestão Empresarial pela FGV (Fundação Getúlio Vargas), Master Black Belt pela Air Academy Associates, Engenheiro de qualidade pela ASQ (America Society for Quality) e Pós-graduação em Gerência de Produção pela UFSC (Universidade Federal de Santa Catarina).